Multi-activité et avancées des projets, outils et pratiques ?

Initié par Yann Le Beguec
Participants: Sarah, Corinne Lamarche (supagro à Florac), Yann Le Beguec (Mouvement colibris) , Sophie Nick (C4D)

Prise de notes collectives :

On parle de techniques agiles, outils de gestion de projets plus dynamiques qui permettent de gérer de l'incertitude; c'est une méthode c'est pas un outil. Agile: c'est quoi ?

Intervention de Framasoft : outils collaboratifs numériques, ils ont une plaquette qui énumère tous les outils. "Dégooglisons internet" : plaquette d'info.
Agenda avec liste de tâches à faire sur 3 semaines avec les objectifs et faire un point. http://www.agiliste.fr/introduction-methodes-agiles/#Fonctionnement-des-m-thodes-agiles
Présentiel : réunion avec 2 personnes puis réunion avec les avancées des autres personnes.
Tous les lundis matins "tour de table Agile" : deux minutes pour se rappeler ce qu'on à fait et à faire, puis en 8' (10 personnes du service), chacun dit ce qu'elle a fait la semaine d'avant, puis ce qu'elle va faire la semaine prochaine, et si il y a des points de blocage, personne n'intervient et si nécessaire on a un temps d'échange pour des questions

Google agenda partagé et partage des autres google agenda des autres groupes.
Trello https://trello.com/ : une fois par semaine, ordre du jour en temps réel , c'est un gestionnaire de taches. Tu peux déclencher l'envoi d'un mail (mais là c'est unilatéral)
Un grand panneau avec toutes les idées et projets en cours : projet / à faire / en cours / sur long terme; alerte possible, les personnes peuvent se placer où ils veulent. Possibilité de mettre des dates où cela doit être fait.
Visualisation dans le bureau, assez efficace de voir les différentes taches
https://freedcamp.com/ similaire à Trello
on peut assigner des tâches à des utilisateurs, definir des deadlines, etc

Utilisation de Slack / Framateam pour éviter les mails
Framasoft : framaboard https://framaboard.org/ - moins fluide que Trello. Comme un outil de gestion de projet, cela peut aller loin, mais, il faut que l'équipe l'utilise bien et soit formé.
à partager avec toute l'équipe, nécessité de partager les pratiques sinon ça marche pas
On cherche un outil couplé avec un agenda, c'est pas un outil étalé dans le temps
Existe des outils de Gant exemple teamwork.com (payant, environ 20E/mois)
Comment faire pour que les gens adhérent ?

Formation aux outils collaboratifs pour un projet en Mauritanie.
On choisit les outils ensemble, on fait une formation, collectivement on décide ce qu'on utilise comme outil, et on en prend pas trop.
Certaines personne ne voient pas l'utilité.
Penser à un seul outil dés le début. On en prend un, on laisse le temps du changement. On commence par un petit outil avant de passer à un autre. Multitude d'outils qui polluent dans la planification du travail.
framatalk pour les visioconférences. Mais difficile dans certaines institutions à cause pare-feu.
C'est surtout les usages, les outils répondent à des besoins. essayer des choses en interne
Prendre le temps de laisser digérer un outil à la fois par l'équipe. Trouver un petit besoin concret, et que les personnes en comprennent l'utilité et que ce soit "irréversible": outil adopté
Un gros portail avec tous les outils à l'INRA, disponible pour les agents.
1er outil : le PAD ! https://framapad.org/
C'est bien d'avoir un complice et projeter le pad pour montrer.

En intranet, il y a un wiki avec la lisibilité de tous les projets des 40 personnels de Florac.
Le pad : sauvegarde, en local, d'une ferme de pad
Création sous etherpad

Sauter les étapes d'identification, pas de mot de passe, penser à mettre lien d'un pad en favori (pas de recherche possible après coup)
Il faut passer par l'expérience pour comprendre l'intérêt et l'efficacité
Pour la commission com. toujours le même lien que l'on met en forme et qui est sur le wiki.

Question du juridique et de la protection des données, pour les sujets sensibles : possibilité de les mettre en interne sur un serveur, ou tu peux privatiser tes pads sur framapad, créer un compte Pads privés.(mypad) https://mypads.framapad.org/mypads/?/subscribe
L'outil magique n'existe pas!
Trello : on peut notifier les gens par un envoi de mail.
Si pas d'accord global de l'équipe, ça marchera difficilement
Pour gestion de projet : ce qui bloque, ça marche pas? Mesurer le temps qu'on passe sur chaque projet
Toggle https://toggl.com/
Gestion de projet : problème du temps.
Le contrôle de gestion : temps de travail ,
Quand je commence une tache, je le finis, méthode GTD https://fr.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done, tu définis en amont (le cerveau n'est pas fait pour s'organiser), donc le déléguer à l'outil, le mail qui arrive, je le regarde plus tard, sinon 15000 fenêtres ouvertes.
Ne pas trop en prévoir dans la journée.
Annoncer à l'équipe : je dois me concentrer, je suis pas là, vous m'oublier.
Pb de la réticence et pas de l'outil. Pb de la prise de pouvoir des comptables dans les projets; temps qu'on passe à contrôler, ça créer de postes, mais ça devient trop lourd.
Par projet / 1 carreau de verre, par strate, sorte de timeline, et je voie comment ça avance; j'ai 6 carreaux y'a pas 7 projets, je dois en boucler un si je veux en mettre un autre.
Gestion des priorités.
Je regarde mes mails dans un temps contraints, si je mange à 13h, je regarde mes mails à 12h30. Plus facile de faire ses mails sur un temps déterminé.
Différence chez homme /femme ? monotaches / multi taches
Les hommes sont monotaches.
Si mail important : je le met en non lu et je le met en tache (avec rédaction) et je le traite le lendemain.
Outil type mindmap/
outil de gestion de projet de type "mindmap" pour projets plus "globuleux"
Un mur avec de post-it que tu déplaces : Scumblr http://www.scrumblr.ca/ , ou Padlet https://fr.padlet.com/wall/p5u5g9o686os

Un outil en fonction du besoin, mais c'est la méthodologie qui est importante, pas d'outil magique, c'est une éducation à la collaboration; Les outils sont personnels.
Numérique et papier crayon associés, prise de note visuelle, individuelle
https://framablog.org/2015/10/07/framaboard-les-libristes-ont-reinvente-le-tableau-blanc-mais-en-mieux/

outil libre de "post its" https://framacloud.org/cultiver-son-jardin/installation-de-kanboard/