Réunions en visio (ça ne marche jamais ! ;) )

Initié par Association ADRETS - Raphaelle Daudé
Rédigé par Laurène Grangette
Participants à l'atelier : 6 personnes

Synthèse de l'atelier

3/4 mots-clés :
#Visio #Skype #distance

Éléments importants de la discussion
Quel équipement ? Quels logiciels ? Quelle animation ?

Des questions que l'on se pose, problèmes à résoudre, à explorer :
Quelle organisation selon le type de réunion ?

Propositions concrètes d'actions :
Equipement :
Cas 1 : je suis seul et dois communiquer avec une personne extérieure
- ordinateur portable
- micro casque pour qualité visio/son et pour ne pas déranger les collègues (particulièrement en open space)

Cas 2 : réunion à 10/12 participants - situation avec une partie des personnes sur place et une partie à distance
- micro d'ambiance à placer au milieu de la table
- vidéoprojecteur avec écran pour projeter le visage des personnes en ligne
- hauts parleurs branchés sur l'ordi (meilleur son)
- clavier et souris sans fil (fluidité des mouvements)
(astuce matériel : Logitec propose un mix micro/haut parleur/caméra d'ambiance pour environ 1000 euros)

Cas 3 : conférences/intervenants sur plusieurs sites en même temps
- même configuration matérielle que cas 2
- micro HF à faire circuler dans le public dans chaque lieu
- console qui gère le lien entre le micro d'ambiance et le micro HF
- Hauts parleurs de meilleure qualité que dans le cas 2

Logiciels :
- Skype : jusqu'à 15 pers max , à l'avantage d'être connu et souvent déjà installé sur les ordinateurs des partenaires mais interdit d'utilisation sur le réseau de certaines institutions
- Google hangout
En libre : Gitsi - Scopia (permet d'envoyer un lien aux participants pour la conf. Système de salle virtuelle)
- Webex : payant - offre l'option d'enregistrer la visio-conf
- Gratuit : Framatalk : système de salle virtuelle + chat (framateam) + prise de note (framapad)

Méthodes d'animation :
- Durée max : 2h !
- Répartition des rôles : l'idéal est d'avoir un animateur et un technicien qui gèrera également le CR
- Envoyer l'ordre du jour en amont et y expliquer le process de connexion + donner un numéro de téléphone au cas où ça 'bug'. (ovh propose des systèmes de conférence électronique)
- Pour les guides sur les techniques d'animation : www.adrets-asso.fr
http://www.adrets-asso.fr/?p=1388 ou taper "visio" dans la "recherche thématique sur le site" (onglet "ressources thématiques)