Retours d'expériences Organisation Colloque

En cours de rédaction
Travail en cours : écriture fiches Manon
Ci dessous : la liste des points à travailler - ce dont il faut parler!

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Rédaction de fiches : sujets possibles : (à valider ou prioriser avec équipe OR + compléter côté installation des outils techniques/ conditions/ prix etc..)

Préparation en amont :

  • Lancement et valeurs de l’événement : Réunion de coordination : objectifs/ combien/ à quel intervalle + réunions de sous commission : ex : organiser journée comité de sélection des projets (arrivée une première trame du programme était faite.. travail débuté quelque mois avant?) = introduction : sera la présentation d'un rétroplanning ( - Retroplanning !! en exemple (info du genre : site MousTIc bouclé le 20 avril : début de toute la comm/ 15 jours avant : relance les chantiers collectifs/ Relance mail aux participants, 1 mois avant, 10 jours avant puis 2 jours avant … bien participer en amont./ méthodo des ateliers accélérateurs de projets : 10 jours avant : 1 semaine pas plus/ 10 jours avant = lancement des débats LIRMM),
OK Facile - juste réfléchir à la forme que ça va prendre (serait bien d'avoir le rétroplanning et de pouvoir cliquer dessus si veut plus de détails, des ptites fiches qui s'ouvrent!).
Rajouter besoin humains dans l'amont : ex :
Installation la veille : 3 de supagro + 5 d'OR + 2 OUI + 2 bénévoles)
  • Organisation : (Fiches tâches/ gestion du matériel (besoins, répartition, prêté par qui? (liste des courses pour MousTIC ?)/ gestion des salles/ gestion de l'hébergement/ accompagnement des intervenants/ fiches pouvant être classées par tranche horaire-par salles-par personnes) = quelles tâches à faire et quels besoins humains ? = fiche type TUTO BAZAR et tout ce qu'on peut faire avec!
  • Colloque participatif : (listes de discussion/ mail type avancées orga/ formulaire d'inscription et cartographie/ mise en lien et échanges, se connaître en amont/ manque important : photos de présentation ! / info test d’Éric : sondage, colloque à la carte/ lancement des débats en amont/ construction commune des chantiers collectifs/ + écriture collective pendant toute l'organisation)
  • Info budget
  • Communication : timing – flyers, affiches (nombres, info essentielles, site internet, article/ kakémonos/ bâches/ affiches signalétiques) = diffusion de l'info : presse/dossier de presse/radio. Attention conférence de presse ?! S'y prendre bien en avance par exemple. Invitations des officiels.
  • si différents type d'ateliers : (BarCamp crayon, atelier accélérateurs de projets etc) : avoir fiche type c'est quoi barcamp/ c'est quoi accélérateur de projet/ = retrouver les fiches.
  • Lancement des inscriptions aux ateliers : eux même participent : contact avec les intervenants + cahier de charges (ex : Animateurs ou propose BarCamp crayon : explication de ce qu'est ce temps + leurs besoins en matos etc contact..) : = retrouver les fiches.
  • prévoir secrétaire/ porteur de méthodo.. (dans bénévoles et tâches à faire?!)et les former à ça (fiche animation d'un atelier, être secrétaire d'un atelier..) = retrouver les fiches.
  • gestion des inscriptions : mail type quand on a bien reçu inscriptions + explication du wiki et des outils (carto etc ,informer peuvent participer)
  • gestion des paiements (factures etc)
  • gestion besoin en hébergement (retirer clé, plan..)
  • tuto démarche Guso
  • + chantiers collectifs : s'appuyer sur un animateur ? Qui lance le débat avant. Sujets du chantier collectif lancé en amont, et débattu, construit collectivement par les futurs participants
  • retours club de la presse ? + et les -

En présence :
  • choses à avoir absolument : (numéros urgents (gestion structure d'accueil) – intervenant – traiteur – hébergement)/ dossier de presse imprimés/ fiches avec qui est où et qui doit faire quoi ? Maître du temps
  • choses à penser : vestiaire/ pause et compter dans le temps déplacements des foules. (salle spéciale organisateurs : fiche plan et programme récap des heures et qui fait quoi !!! dispo sur internet ou imprimées)
  • prévoir secrétaire/ porteur de méthodo/ prise de note commune etherpad (en amont : les avoir préparé + pépites)
- lien avec structure qui accueille : technicien, informé du programme..
  • suivi à distance : facebook/ twitter/ etherpad/ visioconférence et retransmission – avec téléchargement des présentations)
  • solution pour débattre à distance : animateur à distance + modérateur
  • livret du participant : (programme/ plan des salles/ informations pratiques/ détails du programme/ lien vers etherpad pour prise de note en commun/ si différents ateliers : indication sur la salle/ info-expériences, ici : QRcode et page sur la capitalisation/ prise de note en commun/ info licence commons/ présentation de la soirée festive/ Point repas/ présentation de supagro (structure accueil)/ et notes/ remerciements)
  • Apéro (déclaration consommation alcool) : débit de boisson : [email protected]
  • assurance vol – casse – et perso

Suite de MousTIC - actes du colloque :
  • être réactifs :
  • de suite mettre les contenus en ligne (photos, sons etc, interviews effectuées jour J)
  • capitalisation
  • forme : portfolio

Bons plans et conseils :
rebondisseurs de débat
soirée festive
animateur journée
pas plus de 3 – 4 chantiers collectifs + les valider,
garant d'une certaine tonalité : cahier des charges pour les intervenants en plénières. Qui allait être leur référent technique sur la journée. (mettre ex de ces fiches)
Journée test : bien 1 jour entier : 1 semaine avant.
Répet.
Sauramps : avoir point de vente : peuvent te mettre des livres à vendre !
Le faire bien en avance aussi. : demander au groupe des co-organisateurs si ils ont des références : faire liste à sauramps.
Facebook : actualités ! Permet de relancer sans trop de mail
Bénévole : échanges de services...


à mettre fiche type déjà faite :
organisation d'un temps BarCamp crayon – table de découverte.
Liste des courses
Fiche sur l'histoire des pépites
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