Rétro Planning

Janvier
* 1ere réunion d'organisation
* Validation esprit 2011, déroulement journée, partenaires
* Création du questionnaire
* Validation des textes d'appel à participation et autres
* élaboration listing destinataire du questionnaire Moustic

Février
* 1er février: envoi de l'appel à participation dans nos réseaux
* 15 février: relance de l'appel à participation
* Suivi des réponses de l'appel à participation
* contact avec intervenants (conférenciers, clowns etc) pour disponibilité et devis
* Identification des outils et organes de communications (presse, radio, ....), de leurs délais, et planning d'envoi
* création des formulaires d'inscription

Mars:
* 2eme réunion d'organisation: répartition des tâches du planning,

Compléter et remettre à jour le rétro planning + mise en place des sous groupe de travail pour les différentes tâches (Presse/et Com. / Avant, pendant et après/ Clown/ Sous commission choix des participants)
* Validation de la salle + accès internet (Visite des lieux et lien avec une personne de supagro)
* Validation du budget (?)
* Validation des docs de communication : à voir avec groupe de travail + penser au service com de Kawenga. Qu’est ce qu’on fait ? Pour quand ? Communiqué de presse (doit être assez précis sur les interventions lors des journées…) et programme qui va se compléter au fur et à mesure.
* liste de discussions (lancer les débats avant) (voir avec les bénévoles)
* Penser à mettre en ligne la liste des hôtels.

* Choix des intervenants (appel/tri/ critères de sélection/ choix des formats) = doit avoir sorte de grille de lecture quand j’appelle les personnes, candidats…
* Identification des besoins logistiques : cocktail, rétro projecteur + micro + connexion pour synthèse, tables pour les stands + enregistrements des ateliers, interviews, photos ?.... Combien de bénévoles ? Qui est là pour aider ? Quel besoin informatique ? Dépend aussi des gens qui présentent…mais avoir première trame. Appel à bénévolat
* avoir listing et typologie des personnes déjà contactées ?
Pour axer les nouvelles relances.

Avril:
*Inscriptions à partir du 15 avril
*Envoi d'un mail de confirmation, avec rendez-vous téléphonique pour une meilleure perception des propositions. + Cahier des charges (à partir du 18)
Présenter les projets de manière plus détaillée avec les attentes du porteur de projet en ligne avant les journées (en perdant un peu l’effet de surprise) ainsi que les méthodologies qui vont être utilisées.

Dans cahier des charges : Engagement des chercheurs et porteurs de projets à écrire un compte rendu des ateliers (méthode, présentation du projet, synthèse des analyses).


* 3ème réunion le 12 Avril
Valide le communiqué de presse
Et lancement nouveau site
Démarre les invitations
Travail sur le détail des journées ???
Confirmation des intervenants


Choix des animateurs ? Pour quelques semaines avant : se rencontrer et caler ensemble les journées. Bertrand et l’idée d’ex : pour les ateliers de co-développement : avoir méthode bien calée : « Besoin d’une personne qui veille au bon déroulement de la méthodologie

1er - 20 Mai:
= ++ logistique
Outils/besoins
Réunion des animateurs/candidats/ conférencier ? Non selon Laurent : fait pas mal de choses avec le cahier des charges (Lancer la participation d’avant colloque.)
Réunions pour conférences/ ouverture et clôture : avec Laurent
Réunion des Explor Camp :
Bénévolat :
Liste de discussion et débats

• * Validation du groupe des co-animateurs, prise de notes ( ?)
• * retour avec porteurs de projets présentant quelque chose, intervenants
  > dont transports
• * Contacts communication / mensuelle
• * Relance dans nos réseaux pour les inscriptions, + suivi

(Paiement : 50 euros et surprise si on a subvention : rend le chèque !!)

• * vérification logistique

20 Mai - 24 mai :

• * Relance inscriptions
• * Communication: médias
• * Logistique / lien avec traiteur/ besoins…

Voir avec les bénévoles : préparer toutes les tâches à faire et feuilles d’organisation Qui fait quoi ?

1er - 10 juin

• * Relance inscriptions
• * Rencontre du groupe des co-animateurs
• * Communication : presse locale et régionale, radio, lettre M .... Avant, pendant et après ?
• * Validation de l'organisation de la journée
• * Validation logistique (rappels de vérification)

*installation de la salle

14 au 16 juin : MOUSTIC 2011

Fin juin - juillet : Bilan + Compte rendu final + mise en ligne



La com. : 15 jour avant l’évènement : forum de Montpellier/Web TV associative de l’Hérault : émission pour présenter l’évènement.
Pendant : forum de Montpellier présent aux rencontres toute la journée interview.
Voir reportage : http://www.forumdemontpellier.com/index.php?mod=site

Communication plus large !! Élargir la cible des réseaux invités








Taches partagées : Participation au comité d'organisation, mise en ligne des CR , validation des docs de com, lancer appels a proposition & invitations sur les réseaux, relances, recruter les experts (chercheurs et animateurs) , comite de sélection, identification des personnes à inviter

• * Coordination globale et relations porteurs de projets :
  • o Coordination du comité d'organisation (relai d'information, rédaction des comptes-rendus, respect du timing...)
  • o Traitement et réponses aux porteurs de projets
  • o Traitement des inscriptions

• * Outils collaboratifs
  • o Réalisation du formulaire pour proposer un projet et s'inscrire puis Site plus participatif et transparent
  • o Création d'un compte mail et renvoi automatique ([email protected]) pour les inscriptions = cartographie des inscrits et listing : chacun sa page wiki !

• o Equipement technique du lieu (accès Internet, matériel informatique, vidéoproj'...)

• * Organisation des ateliers (contenu) :
  • o Recruter des collaborateurs (experts des usages) :
  • o Coordination du groupe de chercheurs :
  • o Préciser le contenu des ateliers, les organiser... :

• * La Communication (à valider par le comité d'organisation) :
  • o Réalisation des visuels pour communiquer sur l'événement
  • o Contenu des textes (mailing, invitation)
  • o Contenu des documents à diffuser le jour-même
  • o Collecte des adresses, validation des personnes à inviter et envois des invitations
  • o Com via réseaux (mailing)
  • o Relation Presse (Com presse et interview)

• * Journée Comité de sélection : pas tellement sélection mais fil conducteur.
  • o Convocation des candidats et préparation des docs :
  • o Participants au Comité : Laurent/ Michel et Christian
  • o Définir les critères de sélection

• * Logistique de la journée MOUSTIC 6 du 14 au 16 juin
  • o Organiser l’accueil | logistique générale (Accueil des personnes & inscriptions, copie dossier et documents de la journée pour les participants, affichage et signalétique sur place, tables, chaises, rafraîchissements pendant la journée…)
    • + Logistique Web (connectique) :
    • + Logistique conférence (sono, vidéoproj’ ?) :
    • + Logistique Apéritif de Clôture :
  • o Définir le coordinateur des plénières et du respect du timing :
  • o Organisation et logistique des stands :
  • o Coordinateur responsable de la rédaction des bilans « à chaud » des ateliers (le chercheur, le porteur de projet, l’animateur de l’atelier ?)
    • + Faire une publication des bilans d’atelier ? (web ? Papier ?) :

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