Réunion du 12 avril 2011


Réunion du 12 Avril

Étaient présents (tes) :
SupAgro Florac: Christian Resche, Hélène Laxenaire, Adeline Servière
Outils-réseaux: Manon Pierrel et Laurent (à distance)
Kawenga: centre ressource espace public LAM - kawenga espace culture multimédia : Claudia, Stéphane Bellin, Benjamin Lorre.
OUI: Michel Elie, Gilles Monteil
LIRMM: Jean Sallantin 

Excusés :
Réseau enseignement agricole :Dominique Dalbin
Mouvement rural de l'hérault: Bertrand Fritsch
CRIJ: Thomas Dupressoir


La réunion commence par un point d'avancement sur l'organisation :
- Clowns : Compagnie Le Nez au Vent. http://www.lenezauvent.org/ Rencontre de Zoé par Laurent et Manon : se sont mis d'accord sur les improvisations théâtrales/ nombre d'intervention durant les journées. Bien intégrer les temps de ces improvisations dans le temps du programme. Réception et signature du contrat dans la semaine.
- Traiteur : envoie de plusieurs devis. Léo Pichon s'en charge. Pour le moment, belles propositions à 12/14 et 18 euros.
- Présence d'Artiste : rencontre d'Annie Abrahams et Kawenga ce mardi 12 après midi : pour discuter plus précisément du projet : compte rendu disponible rapidement sur le site, espace organisateurs.
- Retour sur le rétro-planning et les prochaines échéances  : 14 avril : rédaction dossier de presse/ formulaires inscriptions et site bouclés le 19 avril / communication large (presse et participants) à partir du 20-21 avril
- Choix des projets : peu de  nouvelles propositions : Réunion du 18 avril : fil conducteur des journées : conférenciers/plénières... le compte rendu vous sera communiqué dans la semaine prochaine, toujours sur le wiki : espace organisateurs
- Présentation du nouveau site. Et les retours : espace organisateurs devrait être moins visible/ attention aux pages incomplètes : (tout doit être fini pour l'envoie des inscriptions)/ page spécifiques organisateurs et partenaires (penser aux logos).. ne pas hésiter à faire des retours et à participer à l'écriture du wiki
- Point sur les contacts : diffusion à plus de 650 participants. + jouer sur les réseaux. Envoie de la typologie des acteurs contactés. (assez hétérogène)
- Point retransmission web : rencontre responsable de l'audiovisuel de Supagro. En sous commission, tests pour la visioconférence et les sites distants.
- Point sur le visuel : les propositions n'ont pas semblé convenir : propositions de nouveaux visuels : vote doodle avant la semaine du 18 avril.Décisions concernant le visuel : pas mal de choses à revoir.
Faire des affiches réutilisables. Quelque chose de personnalisé sur les flyers des sites distants et pour affiches : rester général!
Nombre d'exemplaires : 200 exemplaires. Diffuser par les co-organisateurs. Se renseigner sur le prix si plus de 200. 500 flyers. (une cinquantaine pas organisateurs)

- Discussion autour du dossier de presse : quelques remarques : souligner le fait que Moustic s'intègre dans un contexte plus vaste (Autrans,  Brest, etc.). Chacun de ces événements sont liés, en  concertation, pas isolés dans leur coin mais aussi sur des créneaux spécifiques et certainement liés au territoire. Sur le format : 10-15  pages trop lourd, alléger l'info mais donner les pistes de recherche d'info  aux journalistes et renvoie important sur le site. Jouer sur de nombreuses annexes. Serait bien d'y joindre le visuel de  l'événement et mentionner les partenaires dont le FSE. La capitalisation de tous les événements pourrait être intéressante pour  un futur dossier de presse (si l'événement rencontre un franc succès)  pour donner des chiffres par exemple (nombre de participants, etc.) mais peut-être aussi si l'on fait un "MOUSTIC anniversaire". Voir les évolutions de l'événement, des pratiques, peut-être des projets des gens surtout si certains reviennent régulièrement.
  • Hébergements : Problème concernant les hébergements : les gens sont censés se débrouiller eux-même mais c'est en juin... pénurie de chambres.  Envoi de mail aux participants pour les sensibiliser à ce problème avec un renvoie sur la liste d'hôtel (site, rubrique associée). On ne peut pas réserver à vide pour eux. Pré-reservation  de 40 studios de SupAgro par Christian. Mais il faut confirmer : donc pour les organisateurs. 50 euros les 2 nuits + les  draps. Manon crée un google doc pour gérer ça.
- Accès : Mettre sur le wiki MousTIC les liens vers le site des transports en communs de  Montpellier, peut-être même lien direct vers plans ou certaines lignes de tram, bus, tarifs tickets... Pour les gens qui ne connaissent pas du tout Montpellier... S'il viennent en train, voiture : accès, etc.
- Idée du programme : Les gens quand ils vont s'inscrire : besoin d'un programme quand même structuré. Pas d'inquiétude, le lundi 18 : « sous commission » fixe un certain nombre de choses et permet de garder de la souplesse face aux bar camp/ ateliers de co-développement et chantiers collectifs. (les futurs participants pourront compléter ces différents temps) Ex : 12 bar camp calés puis possibilité d'en faire improvisés
- Point Qrcode : attention que ça ne fasse pas trop code barre. Ne pas communiquer dans le dossier de presse. Bonne initiative. Nécessaire de faire un petit  topo sur les lois informatique et libertés et préciser qu'il ne sont  pas obligés d'accepter le QRCode (pour le principe et en guise de  sensibilisation).
- Ne pas oublier l'implication des sites distants. Usages : avoir cette technologie, mais attention de pas s'y perdre!
- Regard artistique : ne pas le sous évalué : technique mise en avant mais remettre âme/ humain.

Discussions :
Prix des journées ?
Forfait Contribution à l'organisation : 2 jours, 50 euros. Permet d'équilibrer le budget.
Si il y a des gens qui veulent payer plus : possible et avec plaisir!
Si situation particulière : faut que ce soit exceptionnel : bien le mettre en avant dans la communication sur le site.
Différents tarifs : étudiants, chômeurs
et idée de quota : encore en discussion.
Deux tarifs ? : tarifs via organisation et tarifs à la personne.
Mais on laisse  la possibilité de ne participer qu'à une conférence.
Communiquer sur la continuité du travail  attendu et sur le fait que les rencontres vont pouvoir avoir lieu grâce à ce forfait.
Forfait 50 euros + l'hébergement 50 euros?
Permet que des organisations puissent "sponsoriser " l'évènement en prenant des inscriptions. Mais peut être détourné, puisque qu'un membre d'une organisation peut prendre l'inscription à titre personnel ou bien son organisation peut lui demander de le prendre ainsi.

Difficile de statuer sur ce point, budget assez flou pour l'instant : il manque les réponses de 2 ou 3 gros financements (notamment collectivités = important).
La prochaine fois, passer au crible le budget en grand groupe afin que tout le monde ait une vision du budget. Question importante pour la suite du projet.

Présence soirée festive? à demander 15 jours avant : inscriptions particulières : notamment pour communiquer le nombre de personnes exactes pour le traiteur.

Dynamique autour du site : doit être centrale.
Penser aux Flux twitter/ Info facebook :  faire découvrir peu à peu les nouveautés de MousTIC..  Nouvelles info  tous les 15 jours, puis toutes les semaines et ensuite, passer info, et  relancer vers les débats tous les jours... 

Invitation des officiels :
reste à se décider à quel moment les inviter?
Listing qui est en train de se compléter peu à peu sur le wiki espace organisateurs. Penser aux élus locaux.

Point sur les intervenants venant du Sud : si on les fait venir : faut anticiper : histoire des visas et  papiers : strict et long. Ces intervenants ont été  contactés via l'IRC (Institut des régions chaudes - SupAgro crayon). Contact  avec un doctorant impliqué dans les réseaux au Burkina  (burkina-ntic.net) But, apporter son témoignage sur un des temps d'échanges. Sa prestation pourrait se faire en visio? Mais le travail en réseau c'est  aussi des rencontres en réel. Problème également des coûts. Quelles priorités/au budget : c'est un choix à faire. Cela peut contribuer aussi à  l'internationalisation de Moustic. Question est : qu'est-ce qu'on veut construire avec eux...Ou  bien un membre africain de réseau  mais présent en France. Ou bien il  vient en France mais on organise une retransmission en Afrique :  impliquer l'Afrique. On peut aussi faire participer ses étudiants ou les  membres du réseau à distance.
Michel Elie propose d'autres intervenants : à voir.
réflexions sur ces questions le 18. Compte rendu à prévoir.
Bien comprendre de quel réseau il s'agit : rationaliser l'investissement/ ne pas le faire venir pour deux jours.


Formulaire inscriptions :
Idée de demander aux participants des infos un peu inhabituelles : ex; 3 sites à conseiller, etc... 
Demander aux participants à quels ateliers ils veulent participer ou les thèmes  sur lesquels ils voudraient travailler afin de rendre visible les  affinités entre participants pour organiser des tables rondes entre eux,  ou décaler une intervention en fonction des contraintes des  participants souhaitant y participer.
Cela  pourrait permettre de trouver des gens et des thèmes pour les ateliers" Accélérateurs de projet".  Idée aussi de rendre la programmation plus souple et plus dynamique, au  plus proche des attentes des participants. Un outil particulier  permettrait cette ré-organisation du programme, en phase  d'expérimentation. (discussion pour la mise en application avec Eric Bourreau et Jean Sallantin) Cette expérimentation se ferait plutôt le mercredi après-midi. Il faut partir d'une base, d'une liste de thèmes à caler, complétée par les thèmes amenés par les participants. 

Proposition / à discuter avec Laurent pour le 18 avril (sous commission fil conducteur..):
travailler sur le problème de l'évaluation des projets des associations/aux financement.  Donner aux participants des bases d'auto-évaluation de leur projet.  Renforcerait un des buts de MOUSTIC : la dynamique de projets. Ferait partie des ateliers "Accélérateur de projet".
+ question de la place des TIC dans la réforme des collectivités territoriales.

Comment articuler les événements (acte 1) avec MousTIC ?
Comment communiquer sur ça?
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