Logistique



Composition : Fabienne, Guillaume Do, Emmanuelle, Nicolas MJC

Lien Pad prise de notes

Ce qu'on sait, cf page Où se restaurer / Se loger
  • Les sites réservés sont
    • Ecoloc à Barret sur Méouge du dimanche 02/08 au mardi 04/08 au soir puis à moitié pour des petits collectifs qui souhaiteraient poursuivre sur des temps spécifiques les jeudi et vendredi 06-07/08
  • L'hébergement se fera
    • à Ecoloc, 81 couchages en petites chambres collectives au tarif de 16€ / nuitée / personne
    • Possibilité de poser un véhicule aménagé ou une tente au camping à proximité pour celles-ceux qui le souhaiteraient mais attention besoin de réserver
  • La restauration sera réalisée principalement en mode participatif sous la direction de La Marmite Joyeuse
    • La taille / nombre de places dispos par salles fonction des avancées des règles sanitaires - fait
  • Trouver un gentil volontaire pour monter un CHATON local, cool a priori Framasoft va s'en charger!

Liens vers les différents tableaux :

Orga accueil :
1 personne en continu pendant les 3 jours devant l'entrée principale d'Ecoloc, 4 personnes sur les créneaux du samedi 18-19h, dimanche 9h-10h, dimanche 18-19h, lundi 9-10h
  • Accueil général :
    • vérif inscription et notamment présence mail valide
    • émargement par jour présence + rgpd + droit à l'image
    • paiement : vérif hello asso / contribution consciente péda + nuitées (besoin tarifs adultes / enfants)
    • remplissage tableau récap paiements coordonnées / montants / nb pers / nb nuitées / nb repas
    • si demande fourniture d'une facture inscription/nuitées (si hors helloasso) et d'une facture repas, à donner
    • demande défraiement dans la limite de 150€ :
      • si intervenant et possible établir une facture
      • sinon adhésion indiv (20€) et défraiement du reste (on remplit avec eux une note de frais qu'on garde)
  • hébergement :
    • numéro chambre, draps
    • gestion des petits soucis éventuels
    • inscrire sur tableau chambres
  • repas tickets :
    • expliquer tarifs repas adulte / enfant et tickets buvette
    • donner tickets repas et tickets buvette
    • inscrire sur tableau repas
  • Badges :
    • Donner badges avec instruction : nom, prénom, dessin
    • zigouigoui Sandrine pour lundi matin

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A faire :
  • En cours :
    • Contacter les collectivités concernées pour :
      • informer de l'événement
  • Fonction de l'avancée d'Ecoloc trouver une solution simple pour les draps
  • Avoir à dispo 2 switchs 4G pour assurer la connexion internet

  • Très rapidement (fin juin - début juillet)
    • Valider les réseaux qui viennent / ne viennent pas sur le mercredi et après
    • Poser avec Emmanuelle le timing des ateliers / temps cuisine
    • Confirmer à Ecoloc avant le 2/07 les périodes et estimations de nombre de personnes
    • Trouver quelques gentils bénévoles présent.e.s la semaine d'avant

  • Tranquillement en juillet :
    • Rappeler vers le 10/07 le camping de la méouge voir où ils en sont côté remplissage
    • Suivre les inscriptions
    • Préparer une chouette signalétique
    • Préparer tout ce qui aura trait à un accueil super chaleureux et participatif
    • Préparer une jolie déco
    • Gérer du covoiturage ou covélotage
    • Vérifier tous les petits détails de coordination hébergement / restauration / inscription / transports