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Préparation en amont


Grandes dates, reste à affiner selon les événements de chaque structure...

  • Mois - 9 : Démarrage et valeurs de l’événement
Dans cette partie : fonctionnement d'un comité de pilotage collaboratif, élaboration d'un rétro-planning du mois - 9 au jour j de l'événement (questions à se poser/ grandes échéances : retour d'expérience de Moustic 2011)

  • Mois - 6 : Création des sous commission si besoin.. et on avance sur la communication, le programme et les financements
Dans cette partie : le rétro-planning est détaillé par grandes thématiques : communication, logistique.. etc Vous trouverez aussi quelques astuces pour organiser au mieux l'événement.

  • Mois - 4 : Le mois du lancement

  • Mois - 3,5 : L'appel à participation - on affine le programme

  • Mois - 2,5 : Point logistique

  • Mois - 2 : Départ presse, logistique, affiner programme et invités

  • Mois - 1,5 : Lancement des inscriptions - logistique, guide du participant

  • Mois - 1 : Bouclage de la logistique : quels besoins ?

L'événement approche :
  • Semaine - 3 : Derniers petits points logistiques
  • Jour - 10 : Tests, materiel et derniers détails


Boîte de Téléchargements des différentes fiches outils de cette partie Amont :
- Etherpad : Mettre en place et utiliser Etherpad lors d'un colloque : Fiche outil Etherpad d'OR
- Fiche type besoins en matériel : déjà fait, mettre au propre
- Wiki : travail à distance du groupe de coordination
- skype
- flashmeeting surtout sous commission
- google doc
- doodle
- Bazar

Astuces pour la préparation en amont
- Prévoir secrétaire/ porteur de méthodo..: fiche animation d'un atelier, être secrétaire d'un atelier..)
- Tuto démarche Guso
- Installation la veille : et besoin humains 3 pers de supagro + 5 d'OR + 2 OUI + 2 bénévoles/
- Prévoir une ou des personnes "rebondisseurs" de débat
- Animateur des journées - fil rouge, Définir le coordinateur des plénières et du respect du timing.
- Pas plus de 3 – 4 chantiers collectifs en même temps + les valider et mieux les préparer en amont,
- Garant d'une certaine tonalité : cahier des charges pour les intervenants en plénières. Qui allait être leur référent technique sur la journée. (mettre ex de ces fiches)
- Journée test : bien 1 jour entier : 1 semaine avant.
- Sauramps : avoir point de vente : peuvent te mettre des livres à vendre ! Le faire bien en avance aussi. : demander au groupe des co-organisateurs si ils ont des références : faire liste à sauramps.
- Facebook : actualités ! Permet de relancer sans trop de mail
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