Fonctionnement du COPIL


Tout au long de Moustic nous allons formaliser sur des fiches notre fonctionnement dans un triple but :
  • permettre une meilleure diffusion et donc connaissance des méthodes d'organisation d'un colloque participatif
  • permettre aux nouveaux venus dans l'organisation de mieux comprendre et intégrer la démarche
  • faciliter l'organisation des futurs Moustic
Formaliser le fonctionnement du COPIL dès le début du projet permet également de s'assurer que nous sommes toutes et tous "sur la même longueur d'onde"

Vous trouverez ci-dessous une proposition de formalisation du fonctionnement du COPIL à améliorer, discuter, augmenter ou critiquer. Lors du COPIL du 16 novembre nous validerons la version finale de ce document.
Pour faire vos modifs, faites vos propositions ici en les mettant entre parenthèses avec vos initiales : ModifOrgaCopil

Proposition de fonctionnement


Préambule

Moustic promeut les logiques collaboratives par son contenu mais aussi par son organisation (alternance de plénières, barcamp, accélérateur de projet, etc...). Dans un soucis de cohérence et d'efficacité le montage du projet est lui aussi collaboratif.


Rôle du COPIL


  • A compléter : Décrire les décisions qui relèvent du COPIL pur et dur et celles qui sont prises suite à une consultation plus large de la communauté : (montrer ce qu'il y a de collaboratif / à un copil classique : s'il y a une différence bien sur ;-) )
  • le COPIL décide des sous-commissions à créer en fonction de l'avancée du projet et de leurs champs de compétence
  • choix de la problématique
  • choix des modalités (plenière, bar camp, etc...)
  • choix des intervenants
  • ...


Nos outils et leur usage


  • Site internet moustic.info : permet à la fois de communiquer sur l'événement, de diffuser les ressources produites et d'être le lieu central pour l'organisation
    • c'est un wiki accessible à tous sans mot de passe afin de favoriser la participation du plus grand nombre.
    • c'est le lieu de capitalisation et la mémoire collective de l'événement : il regroupe tous nos outils en un seul lieu (compte-rendus, pad, fiches organisation,...)
    • il comporte deux parties : une publique (communication vers l'extérieur, diffusion) et une privée, l'intranet, pour les organisateurs. L'intranet est également accessible sans mot de passe, donc potentiellement visible par tout le monde. Le choix d'un intranet ouvert a pour but de favoriser la participation et de rendre visible notre démarche.
    • pour écrire dans une page il suffit de double-cliquer dessus, d'écrire puis de cliquer sur le bouton Sauver
Prise en main : Fiche outil YesWiki

  • Liste de discussion : permet d'écrire à tous les participants en écrivant à une seule adresse mail qui regroupe TOUTES les autres adresses
    • attention : quand on veut répondre à une seule personne de ne pas écrire à toute la liste.
    • 4 listes pour l'instant
    • tout le monde peut écrire à la liste (même sans être inscrit), par contre seuls les inscrits reçoivent les mails ceci pour éviter des problèmes pour les personnes qui ont plusieurs adresses mails (leurs mails ne sont pas rejetés quand ils utilisent pour écrire une autre adresse que celle avec laquelle ils sont inscrits sur la liste) ou qui utilisent des alias ou des re-routage, afin d'éviter des problèmes techniques décourageant la participation
    • tous les titres des messages sont préfixés automatiquement pour faciliter leur identification dans les boites mails
    • s'astreindre à mettre des titres explicites afin de faciliter le tri de la boite mail des destinataires. Ex. préférer "Réunion via Skype le 8 novembre à 12h" plutôt que "Réunion Skype"

  • Etherpad : permet une prise de note collective de manière synchrone
    • lors des réunions (en présence ou à distance) prise de notes collective de tous les participants et non d'un/e secrétaire, en cohérence avec notre projet de promotion des pratiques collaboratives
    • permet à tous les participants de vérifier et de corriger le cas échéant que ce qui est noté correspond à ce qui a été dit
    • la prise de note sur le pad à la fin de la réunion tient lieu de compte-rendu, il n'y a pas d'autre compte-rendu "officiel". cela permet d'avoir immédiatement un compte-rendu diffusable
    • le pad est un outil de prise de notes et non de conservation, dès la fin de la réunion le compte-rendu est copié-collé sur la page correspondante de l'intranet du site Moustic.info
    • permet aux personnes qui ne sont pas à la réunion de suivre les échanges
    • dans la mesure du possible, projeter le pad durant la réunion pour que chacun puisse voir ce qui s'écrit mais aussi pour mettre en valeur la prise de note collective (éviter au début de supprimer les couleurs afin de mettre en valeur l'aspect collaboratif de la prise de note)
    • le COPIL et chacun des sous-commission à un pad dédié, accessible depuis leurs espaces dédiés sur l'intranet de Moustic.info, ce qui évite d'avoir à chaque réunion à chercher l'adresse du pad correspondant.
Prise en main : Fiche outil Etherpad

  • Licence Creatives Commons BY-SA : toutes les productions produites dans le cadre du projet, lors de Moustic et lors de son montage sont sous licence Creative Commons BY-SA.
    • Exemples de productions concernées : cette fiche organisation, les compte-rendus d'atelier, les ressources mise à disposition sur Moustic.info, les photos et les vidéos prisent lors de Moustic et mises sur le site.
    • Cela signifie que l'auteur doit être cité mais que les productions peuvent être diffusées et modifiées librement, à titre gratuit ou onéreux. Cependant la diffusion et les nouvelles productions créées à partir de ressources sous cette licence doivent elles-même avoir la même licence.
    • Cette licence a été choisie afin de faciliter la diffusion de nos productions et des productions en licence Creative Commons. Et donc de participer à la création de Bien commun et de favoriser l'émergence de l'intelligence collective
Le contenu de la licence Paternité - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France (CC BY-SA 3.0)

  • Framadate ou Doodle : permet de décider collectivement d'une date de réunion
    • Framadate est un logiciel libre donc qui correspond mieux à notre éthique. Doodle est une solution propriétaire gratuite mais qui propose l'option de choisir Peut-être en plus de Oui et Non ce qui peut être utile dans certains cas.
    • choisir la date où il y a le plus de monde qui peut participer, donc en amont, ne proposer que des dates où les personnes "stratégiques" pour la réunion peuvent être présentes.
    • répondre rapidement au sondage afin de pouvoir caler la date rapidement. Cela évite que les participants qui avaient plusieurs sondages en cours en même temps, finalement ne puisse pas venir car de nouvelles obligations se sont rajoutées entre temps
Prise en main : Fiche outil Framadate et Fiche outil Doodle

  • Skype : permet l'organisation de réunions, de temps de travail et de discussion à distance,
    • une discussion sur Skype est souvent plus efficace qu'un long échange de mail
    • quelques règles : penser à écouter l'autre, ne pas se couper la parole, ne pas hésiter à relancer les participants "timides"
    • pour les premières utilisations, avant la réunion proprement dite, prévoir un temps pour faire des essais et vérifier qu'il n'y a pas de problèmes techniques
    • le compte-rendu de la réunion se fait avec tous les participants via etherpad
    • pour les réunions, prévoir d'être dans un environnement calme
    • préférer l'utilisation d'un micro-casque plutôt que de baffles externes qui provoquent des effets d'échos et de larsen
    • privilégier Skype pour des réunions en petits groupes et pas trop longues car l'attention et la fatigue sont accrues dans ce genre de réunion par rapport à une réunion en présentiel
    • privilégier une première réunion en présentiel lorsque les personnes ne se connaissent pas, les réunions par Skype fonctionnent mieux avec des personnes s'étant déjà rencontré une fois
    • les adresses Skype des personnes du COPIL et des sous-commissions sont ici : https://moustic.info/intranet/wakka.php?wiki=CoPil
    • quand cela est possible, privilégier les réunions à distance en visio-conférence plutôt que par Skype pour des raisons de confort
Prise en main : Fiche outil Skype

  • Google document : permet de partager un document à plusieurs (en lecture et écriture).
    • C'est Google Tableur qui est utilisé essentiellement pour récupérer facilement des données sous forme structurées. Ex. donnez-nous vos contacts presse, des noms d'intervenants potentiels,... La forme tableau permet d'éviter d'oublier certaines infos que l'on souhaite récolté (nom, adresse, structure,...) et facilite la réutilisation (publipostage, etc...). Le wiki est moins pertinent pour la récupération de ce genre d'informations.
    • privilégier le partage via la fonction Tous les utilisateurs disposant du lien afin de ne pas obliger tous les participants à avoir un compte Google. Ne pas oublier de leur donner les droits de modification.
Prise en main : Fiche outil Google Document


Mode de prise de décision

  • le COPIL est divisé en sous-commissions avec des champs d'action spécifiques.
  • pour l'instant il y a 3 sous-commissions :
    • Communication
    • Financement
    • Programmation
  • le fonctionnement des sous-commissions est le même que celui du COPIL. Chaque sous-commission a donc tout pouvoir de décision dans son champ d'action. Les décisions prises en son sein n'ont pas à être revalidées par le COPIL. Cette organisation permet une plus grande efficacité (délais) mais également de favoriser la motivation et la participation.
  • chaque sous-commissions avec un rapporteur désigné qui a un rôle d'animation de la sous-commission et qui s'assure de son bon fonctionnement : dynamique, calage des dates de réunion, aspects techniques organisationnels, copie des CR dans le wiki, relevé de décisions... Cela ne signifie pas qu'il doit faire tout cela mais seulement veiller à ce que tout fonctionne.
  • pour assurer un meilleur suivi des décisions, chaque compte-rendu devra se terminer par un paragraphe Relevé de décision et les relevés de décisions seront compilé sur une page spécifique de l'intranet de Moustic.net afin que chacun puisse s'y référer facilement.
  • les décisions seront prises au maximum par consensus. Cependant en cas de blocage, la prise de décision se fera suite à un vote à la majorité

Licence Creative Commons
Ce document de Rencontres Moustic est mise à disposition selon les termes de la licence Creative Commons Attribution - Partage dans les Mêmes Conditions 3.0 France.
Les autorisations au-delà du champ de cette licence peuvent être obtenues à https://moustic.info
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