Réunion du 06 juin 2013


  • Réunion code source MOUSTIC !
objectifs : réutilisable pour les prochaines éditions de Moustic ou pour autre évènement
angle : ce que l'on a fait pour l'édition 2013 + ce qu'on pense que l'on devrait faire avec le recul de cette édition
pour l'instant on écrit sur l'intranet (dans l'onglet code source) / mais l'objectif final est de le publier sur le site officiel de Moustic pour diffuser le code source
+ une entrée dans le ménu déroulant pour les point ci-dessous (texte de présentation / timeline ...)
Liste des fiches code-source
- Un texte pour présenter le fonctionnement général de Moustic à revoir à la fin
- le fonctionnement du copil fait ! / à reprendre avec les visions des modifs à apporter pour amélioration à revoir à la fin
- Timeline
- programmation
- montage budgétaire
- communication
- logistique : Des fiches bazar par poste pour le jour J
+ comment on utilise ces fiches : pas d'utilisation stricte, balayage des actions possibles ...

Un texte pour présenter le fonctionnement général de Moustic

Texte de Lilian décrivant les différents formats durant Moustic 2013 : http://www.lilianricaud.com/travail-en-reseau/retours-sur-les-rencontres-participatives-moustic/

le fonctionnement du copil

arabia1 à rajouter :
- petit paragraphe sur fonctionnement et outils des sous-com (afin de permettre aux personnes arrivant en cours, d'être au jus)

Timeline

Rétroplanning
https://moustic.info/intranet/wakka.php?wiki=MethodoAmont
voir le travail de Manon
M-12 --> M- 8 --> M- 1 --> M - 0,5 --> Jour J
noyau dur --> noyau dur + membre du copil --> noyau dur + membre du copil + bénévoles --> noyau dur + membre du copil + bénévoles + intervenants --> noyau dur + membre du copil + bénévoles + intervenants + participants
Grandes dates, reste à affiner selon les événements de chaque structure...

  • M-12 : recrutement large du comité de pilotage à ce moment on recrute sur une convergence vers les valeurs de l'evenement : collaboratif, ouvert, ...

  • veille sur les appels à projets, subvention et tout ce qui pourrait permettre un financement (noyau dur organisateur)

  • création d'un intranet (s'il n'existe pas déjà comme le noyau dur)

  • Mois - 9 : 1er Copil Large

  • point sur le fonctionnement au sein du copil (dont 1 copil / mois)

  • définition des grandes orientations de l'évènement : thématique et idées d'intervenants

  • choix du public cible : Il est très important de définir notre public : grand public ? public déjà informé ? "professionnels" ? Ce choix va impacté la comm' mais aussi le lieu où se déroule l'évênement, et l'organisation des inscriptions .

  • choix de la date et du lieu

  • Mois - 8 : COPIL 2, affinage du copil, certaines personnes qui sont venus au COPIL large ne reviennent pas et on arrive au COPIL qui va rester

  • montage du 1er budget prévionnel commun (permet de voir qui participe financièrement, à quelle hauteur, quel organisme est porteur, etc...)

  • Mois - 7 : Création des sous commission : communication, logistique, programmation, financement

  • la communication : se mettre d'accord sur la charte graphique : reprise de la même charte que les éditions précédentes ou faire appel à un graphiste ou lancer un concours pour un nouveau logo ...

  • la programmation : mettre l'accent et la priorité sur la recherche d'intervenant pour les pleinières, il faut les caler le plus tôt possible (pour les barcamps, cela peut attendre plus tard)

  • les financements

  • la logistique : doit exister en tant que tel (erreur de la mélanger avec la prog) car ces deux commissions sont pleinement active à deux moements différents : plus on s'approche de l'évement et plus le travail de la commission logistique s'intensifie alors que celui de la commission prog diminue fortement

  • -> nous conseillons que certaines personnes fassent partie de 2 commissions en même temps pour faire du lien (notamment programmation et communication)

  • Mois - 6 :

  • lancer le recrutement du coordinateur de l'évênement,

  • logistique : réservation du lieu, des salles, du matériel (videoprojecteur dans les salles,...) et de l'hébergement (finalement pas si contraignant à gérer si tout le monde est au même endroit --> ex cité des éléves)

  • Faire le point sur les améliorations et développement nouveaux à amener aux outils informatiques : création des badges, facturation, attestation de présence

  • (note pour nous : pour le prochain Moustic : améliorer la facturation (envoi par mail, ... + attention à ne pas les générer par numéro / si on inscrit d'autres personnes entre temps 2 factures peuvent avoir le même numéro), inscription avec deux champs séparés : nom + prénom)

  • Faire le point sur les fiches Bazar Logistique de l'année précédente pour les faire évoluer.

  • Commencer à écrire des procédures : comment générer un QR code, un badge, les factures, ....

  • programmation : on affine les listes d'intervenants en fonction de leurs réponses à nos sollicitations

  • Prévoir une première trame : quelles séquences (conf secouage de cocotier / pleinière / barcamp / accélérateur de projet / atelier de coconstruction / interventions artistiques /...). C'est bien d'avoir un noyau dur de formats qui reviennent d'année en année mais en se laissant la liberté de faire évoluer l'événement. Se mettre d'accord en amont sur les noms et s'y tenir : pour un langage commun qui permet aux gens - impliqués ou qui arrivent plus tard de s'y retrouver : prévoir une page wiki "vocabulaire commun" avec les définitions. C'est important aussi pour la comm'.

  • Note pour nous : utiliser deux documents distincts pour la trame en terme d'horaire et pour le suivi des intervenants (proposé, contacté, accord, refus)

  • financement : on se met d'accord sur la politique de prix : différents tarifs d'entrée en fonction de la situation + nbre de jour ... Lors du Moustic précédent, nous avions fait des prix d'entrée très bas de peur que cela soit un frein et lors du suivant, n'ayant pas autant de subvention nous avons du faire des prix plus élevé et cela n'a pas été un frein à la participation. Nous avons ausi mis en place le tarif OPCA : au final peu de gens en ont bénéficier. Il faut réfléchir au ratio argent que cela rapporte / temps de travail pour monter le dossier. Le tarif OPCA permet des tarifs plus élevés pour les personnes pouvant se faire financer par leur OPCA mais il faut qu'une des structures organisatrice ait un numéro de centre de formation.

  • en 2013 les tarifs les plus bas ont été fixé afin que cela couvre à minima les frais de restauration (repas du midi et pauses)

  • pour les tarifs des nuités les calculs ont été simplifiés (coût des draps systématiquement ajouté dès la 1ère nuit) : un prix pour la première nuit (incluant la loc des draps) et un prix dégréssif pour les suivantes.

  • Affinement du budget avec le tarif des salles, de la restauration, du matériel.

  • (Note pour nous : attention il y a une différence entre le prix que la société de restauration facture à MSA - environ 6 €- et le prix que MSA nous facture - environ 10 € - de plus les prix des pauses est relativement élevé : peut être pour une prochaine édition, assurer nous même les pauses)

  • communication : revenir sur le public cible pour définir les médias à contacter : à quelle échelle (locale / nationale), média thématique / spacialisé ...

  • on fait le point sur les carnets d'adresse de chacun, les contacts privilégiés, le type de communication (radio, presse, télé, médias sociaux (Twitter, Facebook), diffusion dans les réseaux : mail,

  • Commencer une liste de diffusion (qui va grandir encore), en repartant sur celles des années précédentes : participants, médias, intervenants : pour annoncer que l'on travaille à l'édition 2015

  • (Note pour nous : attention à mettre à jour les listes avant de les utiliser ex : changer la date de l'édition)

  • mois - 5 : création pour chaque sous-commission d'un rétroplanning le plus précis possible jusque l'événement pour y ajouter des détails (non prévisible avant) et une bonne appropriation par les équipes des sous-commissions

  • logistique : poursuite de m-6 : lancement des développements nouveaux et des corrections des outils informatiques.

  • programmation : poursuite de m-6 : les personnes intervenant en pleinières doivent être calés, commencer à pister les projets pour les barcamps ... faire de la sensibilisation

  • financement : si tout c'est bien passé, cette commission n'a plus grand chose à faire, sinon, elle court partout chercher des sous

  • communication : sur le site "officiel" selon la charte graphique (définie à m-7) / page publique : 1 page seule qui indique les jours et le lieux / possibilité de commencer à préparer d'autres pages encore non accessible (site en préparation dans un wiki https://moustic.info/2015 qui est basculé sur l'officiel en temps voulu.

  • Mois - 4 : Le mois du lancement de la comm'

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication : rédaction d'un dossier de presse


Communication :
Lancement aux réseaux et au listing d'invités, pour inscriptions, futurs participants potentiels.. et suivi sur un google doc des versions : qui a été invités et quand ? pour préparer les relances et à chaque nouveau mail, leur faire passer 1ere info.. cycle!
Lancement de cette première information à la presse : réseaux, web et sur les sites des partenaires de l'organisation.
Programmation :
En parallèle : travailler sur un pré programme à proposer : avec l'engagement de quelques intervenants (travail en amont de la sous commission programmation - google doc de qui demander à intervenir?), grandes lignes du programme, quels ateliers à quels moments de la journée ? (s'être entendu au préalable à ce que l'on souhaitait comme type de séquences)
Avec le pré programme : (qui restera à affiner) : choix des différentes séquences de la journée, intervenants (quelques uns) et fil rouge.
Outils associés et Fiches types :
liste de discussion et de diffusion
tableaux google doc partagé pour remplir ensemble listing de com et des invités (+ suivi), être sur de n'oublier personnes
- Liens vers les fiches descriptives et organisation des différentes sessions de Moustic 2011 : Comment animer un barcamp ? Comment organiser un temps Barcamp ? Comment animer un accélérateur de projet ? Comment préparer sa plénière ? - manque fiche organisation et animation des chantiers collectifs.
pour construction du pré-programme : page sur wiki ou scrumblr ou google agenda ?
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  • Mois - 3 : début embauche coordinateur (il n'est pas obligé d'être à temps pleins dès le début ... son temps de travail peu aller crescendo jusqu'au jour J / attention de prévoir un temps de repos juste après le jour J + un temps pour le bilan et la capitalisation)

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


Aspect Communication : le timing – flyers, affiches (nombres, info essentielles, site internet, article/ kakémonos/ bâches/ affiches signalétiques) = diffusion de l'info : presse/dossier de presse/radio. Attention conférence de presse ?! S'y prendre bien en avance par exemple. Invitations des officiels
lien avec structure qui accueille : technicien, informé du programme.. Prochainement : Retro-planning communication
Mais surtout co-écriture des textes avec etherpad.. par exempl
Listing sur google document : de qui on invite (carton d'invitation) + mails des futurs participants et potentiels intéressés, quel contact presse ? Combien de flyers et qui ira distribuer combien de flyers ?


  • Mois - 3,5 : L'appel à participation - on affine le programme

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


Programme:
Affiner la trame du programme, les intervenants (avoir validation et engagement de leur venue) et début de mise en débat sur le wiki (pour le faire évoluer.. continuellement en mouvement, enrichit etc)
Explication des différentes séquences d'animation des journées : appel à participation et à réagir.
Presse
Dernières vérifications et finalisation du listing des envois presse.
Visuel brainstorming
Liste des déclinaisons
La sous com communication va pouvoir prendre du temps pour bosser sur les différents textes. Une fois le programme aura été validé (préparé par sous com programmation) et validé par le copil : écriture et finition des documents de communication (notamment dossier de presse).
outils :
Wiki
Liste de discussion
Google doc
Etherpad


  • Mois - 2,5 : Point logistique

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


Organisation logistique
Ces différentes tâches vont être élaborées tout au long de la préparation de l'événement, intéressant d'avoir dès à présent, dès le mois-6 l'idée de ce qu'il va devoir faire, pourquoi, comment et quand ?
REVOIR gestion des inscriptions (besoin de gérer Bazar, de savoir créer un formulaire, donne lieu à des fiches détaillées, possibilité d'en générer des badges et des QRCode, gestion des frais et la cartographie (co-voiturage etc))
Fiches tâches/ gestion du matériel (besoins, répartition, prêté par qui? (liste matériel et achat supplémentaires)/ gestion des salles/ gestion de l'hébergement/ accompagnement des intervenants/ fiches pouvant être classées par tranche horaire-par salles-par personnes) = quelles tâches à faire et quels besoins humains ?
gestion des inscriptions : mail type quand on a bien reçu inscriptions + explication du wiki et des outils (carto etc – informer que les participants peuvent enrichir le programme, réagir etc)/
gestion des paiements (factures etc)
gestion besoin en hébergement (retirer clé, plan..)
Logistique
Validation de l'événement avec les responsables du lieu d'accueil (avoir réservé bien en amont!) : visite, contact avec les techniciens et suivi de l'organisation.
Point logistique web (accès internet?)
Point logistique visio-conférence
Point logistique Apéritif, repas, pause..
Inscriptions et programme
Amorce du travail sur le formulaire pour les inscription : fait en lien avec le programme. Pour avoir le temps de le monter, le tester et le lancer : lancement inscriptions officielles via bazar : 1 mois et demi avant.
Autres : presse, finances etc
Financement pour les prix e l'inscription,
Communication pour l'info à la presse.. : Validation par le copil des derniers documents de presses - communiqué de presse.
Outils :
Fiche BAZAR.
Feuille visite du lieu
Visio-conférence et matériel connectique etc
Liste de discussion presse par exemple!
google doc et etherpad


  • Mois - 2 : Départ presse, logistique, affiner programme et invités

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


départ com presse, annonce conférence de presse, diffusion des dossiers de presse ect.
envoi flyer à l'impression + doc divers (baches, kakémonos)
point nouvelles personnes ou réseaux à inviter ?
réseau..
et affiner toujours programme.


  • Mois - 1,5 : Lancement des inscriptions - logistique, guide du participant

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


Logistique :
Lancement devis traiteur, soirée et temps de repas divers.
Programme:
livret du participant : Quelles infos y mettre ?
Prochainement Télécharger le livret de Moustic 2011
Inscriptions:
Lancement des inscriptions + distribution des flyers
Relance de l'appel à participation : recherche pour compléter - enrichir le programme via le wiki : allers-retours avec les intervenants (diffusion des fiches explicatives des différentes séquences) et suivi des propositions, (rendez-vous téléphonique ou échanges mails avec les personnes qui proposent un temps d'animation et bien affiner le programme avec eux sur le wiki - voir avec eux si besoin d'un temps de débat lancés en amont des rencontres)..
Communication:
+ com presse : radio, web, sites des partenaires..
Outils et fiches associées :
Fiche : questions à poser au traiteur
Etherpad pour livret
Cahier des charges
Fiches être secrétaire, être garant méthodo..
wiki
débats à distance ??
suivi des inscrits pour suivi et relances
présentation, des inscrits (photo etc)
> à chaque inscription : faire badge! voir avec François + gérer demande de factures et suivi!


  • Mois - 1 : Bouclage de la logistique : quels besoins ?

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :


Communication : Organisation de la conférence de presse. Mois - 1 ou semaine - 3
Point technique dans lieu d'accueil
Point matériel : courses et demande de prêts
Liste des hôtels sur le wiki pour les premiers inscrits
Logistique :
Une fois que le programme des journées s'affine, que les porteurs de projets se présentent etc, il y a un travail important qui démarre sur les tâches des journées, le besoin en matos, les forces en présence (sur qui peut-on compter pour présence dans l'organisation le jour même) - possibilité d'avoir grâce à cette vue d'ensemble des besoins, de faire appel à bénévolat, engagement : type "je serai dispo les 3 jours, pour aider à la logistique.."
Programme :
Demander dernières confirmations des intervenants et leurs besoins (train, matos.. hébergements),
Choix des animateurs. Pour quelques semaines avant : se rencontrer et caler ensemble les journées (Réunion pour conférences/ ouverture et clôture.) .
Communication :
De nouveau, diffusion large sur le web et diffusion presse /
Relance dans les réseaux pour les inscriptions, + suivi

Fiches et outils :
Matériel - demande de prêts etc
Bazar qui fait quoi? où ? avec qui ? quels besoin en matériel etc?

L'événement approche :

  • Semaine - 3 : Derniers petits points logistiques


Logistique :
ecocup,
débit boissons,
assurance
monnaie pour le bar etc
continue travail de qui aide où ?
derniers points avec traiteur
Programme :
Dernière validation et envoi à l'impression du livret du participant
Relance des inscritpions
Presse:
de nouveau
média


  • Jour - 10 : Tests, materiel et derniers détails


Logistique : Test dans les locaux,
Validation logistique (rappels de vérification) et Distribution des fiches qui fait quoi ?
Centraliser matos (voir qui peut prêter quoi ?) et impression des derniers doc (badges, dossier de presse)
Organiser l’accueil/logistique générale (accueil des personnes et inscriptions, copie dossier et documents de la journée pour les participants, affichage et signalétique sur place, tables, chaises, rafraîchissements pendant la journée…) : DÉTAILS : prochainement.
Programme:
Dernière relance inscriptions

BAZAR

Après l'évênement :
  • le coordinateur coordonne la valorisation et la mise en ligne de tut ce qui a été produit durant l'évênemet, il relance les participants.
  • retours sur l'événement
  • prévoir pour le coorinateur de prendre ses congés juste après l'evenement : souffler + il y a un temps de latence juste après l'événement dans la liste des choses à faire : les factures arrivent après, montage des video, etc...

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