Réunion du 29 mai 2013


Réunion code source MOUSTIC !
objectifs : réutilisable pour les prochaines éditions de Moustic ou pour autre évènement
angle : ce que l'on a fait pour l'édition 2013 + ce qu'on pense que l'on devrait faire avec le recul de cette édition
pour l'instant on écrit sur l'intranet (dans l'onglet code source) / mais l'objectif final est de le publier sur le site officiel de Moustic pour diffuser le code source
+ une entrée dans le ménu déroulant pour les point ci-dessous (texte de présentation / timeline ...)
Liste des fiches code-source
- Un texte pour présenter le fonctionnement général de Moustic à revoir à la fin
- le fonctionnement du copil fait ! / à reprendre avec les visions des modifs à apporter pour amélioration à revoir à la fin
- Timeline
- programmation
- montage budgétaire
- communication
- logistique : Des fiches bazar par poste pour le jour J
+ comment on utilise ces fiches : pas d'utilisation stricte, balayage des actions possibles ...

Un texte pour présenter le fonctionnement général de Moustic

Texte de Lilian décrivant les différents formats durant Moustic 2013 : http://www.lilianricaud.com/travail-en-reseau/retours-sur-les-rencontres-participatives-moustic/

le fonctionnement du copil

à rajouter :
- petit paragraphe sur fonctionnement et outils des sous-com (afin de permettre aux personnes arrivant en cours, d'être au jus)

Timeline

Rétroplanning
https://moustic.info/intranet/wakka.php?wiki=MethodoAmont
voir le travail de Manon
M-12 --> M- 8 --> M- 1 --> M - 0,5 --> Jour J
noyau dur --> noyau dur + membre du copil --> noyau dur + membre du copil + bénévoles --> noyau dur + membre du copil + bénévoles + intervenants --> noyau dur + membre du copil + bénévoles + intervenants + participants
Grandes dates, reste à affiner selon les événements de chaque structure...

  • M-12 : recrutement large du comité de pilotage à ce moment on recrute sur une convergence vers les valeurs de l'evenement : collaboratif, ouvert, ...

  • veille sur les appels à projets, subvention et tout ce qui pourrait permettre un financement (noyau dur organisateur)

  • création d'un intranet (s'il n'existe pas déjà comme le noyau dur)

  • Mois - 9 : 1er Copil Large

  • point sur le fonctionnement au sein du copil (dont 1 copil / mois)

  • définition des grandes orientations de l'évènement : thématique et idées d'intervenants

  • choix de la date et du lieu

  • Mois - 8 : COPIL 2, affinage du copil, certaines personnes qui sont venus au COPIL large ne reviennent pas et on arrive au COPIL qui va rester

  • montage du 1er budget prévionnel commun (permet de voir qui participe financièrement, à quelle hauteur, quel organisme est porteur, etc...)

  • Mois - 7 : Création des sous commission : communication, logistique, programmation, financement

  • la communication,

  • la programmation

  • les financements

  • la logistique : doit exister en tant que tel (erreur de la mélanger avec la prog) car ces deux commissions sont pleinement active à deux moements différents : plus on s'approche de l'évement et plus le travail de la commission logistique s'intensifie alors que celui de la commission prog diminue fortement

  • -> nous conseillons que certaines personnes fassent partie de 2 commissions en même temps pour faire du lien (notamment programmation et communication)

  • Mois - 6 :

  • lancer le recrutement du coordinateur de l'évenement,

  • logistique : réservation du lieu, des salles

  • programmation : on affine les listes d'intervenants en fonction de leurs réponses à nos sollicitations

  • financement :

  • communication : définir le public cible, on fait le point sur les carnets d'adresse de chacun, les entrées, le type de communication

  • mois - 5 :

  • logistique :

  • programmation :

  • financement :

  • communication :

  • Mois - 4 : Le mois du lancement

  • Mois - 3 : début embauche coordinateur (il n'est pas obligé d'être à temps pleins dès le début ... son temps de travail peu aller crescendo jusqu'au jour J / attention de prévoir un temps de repos juste après le jour J + un temps pour le bilan et la capitalisation)

  • Mois - 3,5 : L'appel à participation - on affine le programme

  • Mois - 2,5 : Point logistique

  • Mois - 2 : Départ presse, logistique, affiner programme et invités

  • Mois - 1,5 : Lancement des inscriptions - logistique, guide du participant

  • Mois - 1 : Bouclage de la logistique : quels besoins ?

L'événement approche :

  • Semaine - 3 : Derniers petits points logistiques

  • Jour - 10 : Tests, materiel et derniers détails

Après l'évênement :
  • le coordinateur coordonne la valorisation et la mise en ligne de tut ce qui a été produit durant l'évênemet, il relance les participants.
  • retours sur l'événement
  • prévoir pour le coorinateur de prendre ses congés juste après l'evenement : souffler + il y a un temps de latence juste après l'événement dans la liste des choses à faire : les factures arrivent après, montage des video, etc...

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